プライバシーポリシー

ワールドマスターズゲームズ2021関西大会における個人情報の取扱いについて

 ワールドマスターズゲームズ2021関西大会並びに式典、テストイベント競技等の関連するイベント(以下総称して「本大会」といいます。)は、公益財団法人ワールドマスターズゲームズ2021関西組織委員会、府県政令市実行委員会、開催市町等実行委員会(以下総称して「主催者」という。)が一体となり準備及び運営をおこないます。主催者は、個人情報(氏名、生年月日ほか個人識別符号等の生存する個人を特定できるものを含む)については「個人情報の保護に関する法律(平成15年5月30日法律第57号 以下個人情報保護法という。)及び海外から取得した個人情報は、一般データ規則(General Data Protection Regulation 以下GDPRという。)」等の関連法規を遵守し適切に取扱うことを本指針に定めます。

 1 主催者を構成する組織

⑴ 公益財団法人ワールドマスターズゲームズ2021関西組織委員会

⑵ 府県政令市実行委員会
 福井県実行委員会、滋賀県実行委員会、京都府実行委員会、大阪府実行委員会、兵庫県実行委員会、奈良県実行委員会、和歌山県実行委員会、鳥取県実行委員会、徳島県実行委員会、京都市実行委員会、大阪市実行委員会、堺市実行委員会、神戸市実行委員会

⑶ 開催市町等実行委員会
 高浜町実行委員会、大津市実行委員会、彦根市実行委員会、草津市実行委員会、東近江市実行委員会、米原市実行委員会、福知山市実行委員会、京田辺市実行委員会、京丹後市実行委員会、南丹市実行委員会、和束町実行委員会、京丹波町実行委員会、東大阪市実行委員会、姫路市実行委員会、尼崎市実行委員会、三木市実行委員会、加西市実行委員会、養父市実行委員会、南あわじ市実行委員会、宍粟市実行委員会、神河町実行委員会、香美町実行委員会、葛城市実行委員会、吉野町実行委員会、鳥取市実行委員会、米子市実行委員会、倉吉市実行委員会、湯梨浜町実行委員会、美波町実行委員会

 2 個人情報の取得と利用

 主催者は、利用目的を明らかにするなど適正な手続きにより個人情報を取得し、「8 個人情報の利用目的」以外には利用しません。

 3 個人情報の安全管理

 主催者は、日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム 要求事項」(JIS Q 15001:2018)及びISO/IEC 27001:2013(JIS Q 27001:2014)に準拠した取扱規程に基づき、個人情報を正確かつ安全に管理し、紛失、改ざん及び漏えいなどを防止するため、適切な対策を講じます。

 4 主催者が取り扱う個人情報及び準拠 

 主催者は、次の種類の個人情報を取得及び利用します。

⑴ 本人から取得する個人情報
 主催者が取得する主な個人情報は各種登録や購入手続に際して提供された氏名、住所、メールアドレス、国籍、パスポート番号、競技団体の選手登録番号等、本人から直接提供された情報となり、本人から提供される個人情報には、入力フォーム上に記入されたものや、商品などの購入、イベントへの参加、ボランティアへの応募、アンケートへの回答などに際して提供されたものが含まれます。個人情報保護法等の関連法規及び本方針等に準拠し、適正に取得するとともに、厳重に管理し、個別に同意いただいた目的以外には原則として利用しません。
 ただし、本人が当事者となっている契約の履行のために取扱いが必要な場合、又は契約の締結前のご本人の求めに応じて手続を履行するために取扱いが必要な場合、主催者が従うべき法的義務を遵守するために取扱いが必要な場合、本人又は他の自然人の重大な利益を保護するために取扱いが必要な場合、主催者又は第三者によって追求される正当な利益のために取扱いが必要な場合(ただし、本人の、特に子どもが本人である場合の個人情報の保護を求めている基本的権利及び自由が、当該利益に優先する場合を除きます。)は個別に同意いただくことなく取扱うことがあります。

⑵ 第三者から取得する個人情報
 主催者は、本大会の運営・管理、その他正当な利益の実現に必要な範囲内で、第三者から個人情報を取得する場合があります。その利用にあたっては個人情報保護法やGDPR等の関連法規及び本方針等、また取得元のプライバシーポリシーや利用目的に準拠します。
 主催者のウェブサイトやアプリ上で「いいね」、「シェアする」等のソーシャルメディアに係るボタンがクリックされた場合には、そのソーシャルメディアから主催者に個人情報が提供されることもあります。
 また、本人の許可に基づき、主催者以外のウェブサイトやアプリの管理者が保有する個人情報やサービスのプロモーション管理を行うために、委託業者から個人情報を取得する場合もあります。

⑶ Cookie(クッキー)等の取扱いについて
 主催者は、ウェブサイトにアクセスすることによってCookie識別子情報を取得します。その取扱いについては本指針に従うほか、「Cookie(クッキー)ポリシー」に指針を設けておりますので、ご参照ください。

⑷ 未成年者(民法及び個人情報保護法により原則20歳未満とします。以下同じ)の個人情報の取り扱いについて
 未成年者の方については、あらかじめ保護者の方から個人情報を提供することについての承諾を得た上で、主催者に個人情報を提供いただくようにお願いしております。

⑸ 主催者は、個人情報を適切に取得し、偽りその他不正の手段によって取得しません。

⑹ 主催者が収集する個人情報は、利用目的の実施のため必要かつ最小限のものに限定します。アンケートなどで収集する個人情報も、集計結果を出すために必要なものに限定します。

5 個人情報の保存期間

 主催者は個人情報を主催者が解散するまで利用し(本人が個人情報の利用中止を求めることができる場合を除きます。)、主催者が解散した後は、法的主張を受けた際の反論のため、又は法令上の義務を遵守するために個人情報の一部を保持することがあります。
 また、「10 個人情報の第三者への提供等」に記載のとおり、本人の同意に基づき、第三者や委託事業者に対して個人情報を提供した場合には、その団体は、自らのプライバシーポリシーの定めに従って、主催者が解散した後においても個人情報を保有することがあります。

6 個人情報取扱い業務委託先の監督

 主催者は、個人情報の取扱の全部または一部の業務を外部に委託する場合、その委託先に対し、個人情報の安全な管理を義務付け、必要かつ適切な管理を行います。

7 個人情報保護の徹底

 主催者は、この方針を実行するため、役職員及びその他関係者(業務委託先を含む。)に周知徹底させるとともに、個人情報保護に係る意識の教育及び啓発を図るものとします。

8 個人情報の利用目的

 主催者は個人情報を以下の利用目的の範囲で利用します。

⑴ 本人との契約履行・契約締結、安全の確保、主催者の準備・運営・主催者の利益の実現に必要な範囲で以下をおこなうため

 ア 本人への連絡
 イ 本人確認
 ウ システム利用におけるID等の発行
 エ コールセンターや事務局などにおける各種問い合わせ対応
 オ 貸与品手配などの業務
 カ 救護の提供
  ※ 救護又は医療機関への搬送が必要になった場合には、本人の傷病名や処置内容等を搬送先の病院に提供することがあります。
 キ 警備、安全確保等のための監視カメラ映像利用
  ※ 本人の容貌が写り込む場合があります。
 ク 保険契約や請求
 ケ 事故後の各対応
 コ 身分証、入場許可、参加許可等に係る証明発行、管理など
 サ 本大会に係る競技、イベント、キャンペーン、セミナー、展示、フォーラム、周遊観光・宿泊・交通等の案内並びにこれらにおける本人確認及び各種運営
 シ 将来のワールドマスターズゲームズなど第三者の開催する日本国内外の競技又はイベント、キャンペーン、セミナー、展示、フォーラムなどに関する案内
 ス 本大会に係る活動報告・調査・研究やプレスリリース、撮影等の広報活動
 セ 記録(ランキングなど)発表
 ソ 主催者の事業目的達成のために第三者と締結した契約の履行
 タ 競技・式典等の円滑運営を目的にした各種名簿・組み合わせ表等の作成や掲示
 チ ボランティア希望者、採用希望者に係る人事管理

⑵ 要配慮個人情報及び特別な種類の個人データの取り扱い

 個人情報保護法における「要配慮個人情報」及びGDPRにおける「特別な種類の個人データ(Special Categories of Personal Data)」についての利用目的及び取扱いは以下のとおりとなります。
 ア 式典・競技に係る本人の健康データや障がいの有無などに関する個人情報、障がい選手補助者の有無などは、参加する競技の特定と安全確保(救護の提供含む)のために必要な範囲でのみ取扱います。
 イ ボランティアに係る本人の健康データや障がいの有無などに関する個人情報、補助者の有無などは、従事する業務における安全確保(救護の提供を含む)のために必要な範囲でのみ取扱います。

9 個人情報の共同利用について

 主催者は上記利用目的の範囲内、本大会運営に関わる範囲内で、主催者を構成する組織相互に個人情報を共同利用することがあります。

⑴ 共同して利用される個人データの項目
  4⑴~⑵に記載した個人データ
⑵ 共同して利用する者の範囲
  1⑴~⑶に記載した組織
⑶ 共同して利用する目的(主催者共通
  「8 個人情報の利用目的」に記載した利用目的
⑷ 当該個人データの管理について責任を有する者の氏名
  公益財団法人ワールドマスターズゲームズ2021関西組織委員会

10 個人情報の第三者への提供等

 主催者は上記の利用目的の範囲内、本大会運営に関わる範囲内で国際マスターズゲームズ協会(The International Masters Games Association 略称:IMGA 所在地:スイス)、や委託事業者(チケッティングサービス、ITインフラ、顧客管理システム、イベント運営、ウェブサイトホスティングサービス、解析サービス、セキュリティサービス、輸送サービス、機器・ソフトウェア・システムのメンテナンス、コールセンター、飲食サービス、宿泊サービス、医療サービス、Eラーニング等の研修・教育サービス及び本人確認業務など)、競技団体等へ提供する必要がある場合、保険契約や請求に関して保険会社(取扱保険代理店を含む)より提供を求められた場合、記録に係る情報をテレビ・新聞・雑誌・インターネット等へ掲載する場合に第三者(日本国外にある者も含みます。)に対して提供する場合があります。
 ただし、次に掲げる場合は上記に係る同意がない場合でも、第三者に提供することがあります。
⑴ 法令に基づく場合。
⑵ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
⑶ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
⑷ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当会の業務遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

11 本人の権利と本会の対応

⑴ EU圏域外に居住している方の権利
 個人情報の開示請求、訂正、利用停止又は消去をご希望の場合は、個人情報取扱相談窓口までご連絡をお願いします。その後、主催者所定手続きに基づきご請求ください。主催者では個人情報保護法や国内各法に基づき対応します。利用停止又は消去(以下利用停止等という。)については、多大な費用及び労力を要する場合その他個人情報の利用停止等を行うことが困難であり、本人の権利利益を保護するため必要な代替措置を講じた場合には、適用法令に反しない限りにおいて、個人情報の利用停止等をお受けできないことがあります。
⑵ EU圏域内に居住している方の権利
 個人情報の開示請求、取扱に関する異議申立て、利用制限、データポータビリティ(自らが提供した個人情報と自らの関連する個人データを構造化され、一般的に利用され機械可読性のある形式で受け取ること、その個人データを別の管理者に移行させること)、訂正、利用停止又は消去をご希望の場合は、個人情報取扱相談窓口までご連絡をお願いします。その後、主催者所定手続きに基づきご請求ください。当会ではGDPRやEUにおける第29条作業部会によるガイドラインや国内各法に従い対応します。
 なお法令上保存が求められている個人情報の削除を求められた場合は、削除をお受けできないことがあります。このほかにGDPR及びプライバシーに関する国内各法に例外事由が定められており、ご連絡があった際にご説明します。

12 同意の撤回

 主催者が本人の同意を根拠に個人情報を取り扱っていた場合、撤回前の同意に基づく取扱いの適法性に影響を与えることなく、本人はいつでも同意を撤回することができます。ただし、同意が撤回された場合であっても、他の法的根拠に基づいて許容される範囲において個人情報を取り扱う場合があります。

13 個人情報保護管理者等

 主催者を構成する各組織において個人情報保護管理者が厳格に個人情報保護を行いますが、主催者を構成する組織を統轄する個人情報保護管理者として公益財団法人ワールドマスターズゲームズ2021関西組織委員会・総務部長が、個人情報保護の実現のための体制を整備し、管理するものとします。

14 個人情報取扱相談窓口

 主催者の個人情報取扱いに関する相談、苦情などは、下記窓口にご連絡ください。

 <個人情報取扱相談窓口>
   公益財団法人ワールドマスターズゲームズ2021関西組織委員会
   個人情報保護担当
   住所:大阪府大阪市北区中之島6-2-27中之島センタービル23階
   電話:06-6446-2021
   Mail:privacy@wmg2021.jp

15 主たる監督機関

 主催者の個人情報取扱に関して、以下の主たる監督機関に苦情を申し立てる権利があります。主催者では、個人情報に関する本人の申出にはできる限り対応いたしますので、主たる監督機関に連絡を取られる前に、主催者(上記.個人情報取扱相談窓口)まで苦情等のご相談をいただきますようお願い致します。このほかEU圏域内に居住している方はその居住地、勤務地又は違反発生地を管轄するEUデータ保護当局へ不服を申し立てることができます。

 <主たる監督機関>
   個人情報保護委員会
   住所:東京都千代田区霞が関3-2-1 霞が関コモンゲート西館32階
   電話:03-6457-9680

16 本方針の変更について

 主催者は、適宜、本方針についての内容を変更することができます。内容を変更した場合は、公式サイト等に提示し、お知らせしますので、内容をご確認下さいますようお願いいたします。主催者がその内容を変更した後、本人が公式サイト等に記載の本方針を閲覧した時点でその利用者は変更後の本取扱いに同意したものとみなされます。

17 施行

令和元年11月1日

 Team Do Sports Portal掲載イベントに関する個人情報の取り扱いについて

Team Do Sports Portalに掲載されている本主催者以外が開催するイベントには、個別に主催者プライバシーポリシーがございます。
申込みを行う際は必ずイベント個別のプライバシーポリシーを確認し申込みを行ってください。

World Masters Games 2021 Kansai Personal Information Policy

The World Masters Games 2021 Kansai tournament and ceremonies, test event sport competitions etc. and related events (hereinafter referred to as “this tournament”) have been jointly prepared and will be operated by the Organising Committee of the World Masters Games 2021 Kansai, organising committees of hosting prefectures and organising committees of hosting cities (hereinafter referred to as “the Organiser”). This policy explains that, in regard to domestic personal information (name, birthdate and other personal identification parameters that can be used to identify individual persons) and personal information collected from abroad, the Organiser will comply with the Act on the Protection of Personal Information (Act No. 57 of 30 May 2013, hereinafter referred to as “the Personal Information Protection Act) and the general data regulations (General Data Protection Regulations, hereinafter referred to as GDPR), respectively, and appropriately handle personal information.

 1 Composition of the Organising Committee

(1) Organising Committee of the World Masters Games 2021 Kansai
(2) Prefectural and Major City Organising Committees
Fukui Local Organising Committee, Shiga Local Organising Committee, Kyoto Local Organising Committee, Osaka Local Organising Committee, Hyogo Local Organising Committee, Nara Local Organising Committee, Wakayama Local Organising Committee, Tottori City Local Organising Committee, Tokushima Local Organising Committee, Kyoto City Local Organising Committee, Osaka City Local Organising Committee, Sakai Local Organising Committee, Kobe Local Organising Committee
(3)  Municipalities’ Organising Committees Otsu Local Organising Committee, Hikone Local Organising Committee, Nagahama Local Organising Committee, Kusatsu Local Organising Committee, Moriyama Local Organising Committee*, Higashiomi Local Organising Committee, Maibara Local Organising Committee, Fukuchiyama Local Organising Committee, Uji Local Organising Committee, Kyotanabe Local Organising Committee, Kyotango Local Organising Committee, Nantan Local Organising Committee, Wazuka Local Organising Committee, Kyotanba Local Organising Committee, Kishiwada Local Organising Committee*, Higashiosaka Local Organising Committee, Sennan Local Organising Committee, Himeji Local Organising Committee, Amagasaki Local Organising Committee, Miki Local Organising Committee, Kasai Local Organising Committee, Yabu Local Organising Committee, Minamiawaji Local Organising Committee, Shiso Local Organising Committee, Kamikawa Local Organising Committee, Kami Local Organising Committee, Katsuragi Local Organising Committee, Yoshino Local Organising Committee, Tottori Local Organising Committee, Yonago Local Organising Committee, Kurayoshi Local Organising Committee, Yurihama Local Organising Committee, Minami Local Organising Committee
*Planned to be established within March 2020
Refer to (Attachment) List of Organising Committees.

2 Collection of and use of personal information

The Organiser will take the proper procedure when collecting personal information and will not use said information for any purpose other than that mentioned in “8 Intended use of personal information.”

 3 Safe management of personal information

The Organiser will collect personal information in accordance with JIS Q 15001:2018 (Personal information protection management systems―Requirements) of the Japan Industrial Standards Committee and ISO 27001:2013 (JIS Q 27001:2014) and manage said information in an accurate and safe manner so as to prevent loss, modification and leakage of said information.

 4 Personal information collected by and referred to by the Organiser 

The Organiser will collect and utilize the following types of personal information:
(1) Personal information collected from the individual
The Organiser will collect personal information that is provided when filling out various forms and purchasing items. The type of personal information provided directly by the user includes: names, addresses, mail addresses, nationalities, passport numbers and athlete registration numbers for competitions. Information provided by the user includes information used when filling out forms, purchasing items, registering for events, applying to be a volunteer and answering various questionnaires.
Personal information will be appropriately collected in accordance with the Personal Information Protection Act, related ordinances and this policy. Information collected will be strictly managed and will, in principle, not be used for any purposes other than those that the individual user has consented to.
However, individual consent will not be required to handle information in the following cases: for handling is necessary to fulfill a contract where the user is a party or when handling is necessary to fulfill the procedure before the contract has been finalized; when handling is necessary to comply with legal obligations that the Organiser must follow; when handling is necessary to protect the significant interests of the user or other persons; when handling is necessary for legitimate interests pursued by the Organiser or a third party (however, this excludes cases when said interests are superseded in priority by the fundamental rights and freedoms to protect the personal information of the user, particularly if the user is a child.
⑵ Personal information collected from third parties
The Organiser may collect information from third parties for the management and operations of this tournament as well as for other appropriate interests. This usage is in accordance with the Personal Information Protection Act, the GDPR and related ordinances as well as this policy and the policy of whichever party collected said information
Personal information may be sent to the Organiser when the user clicks the “Like” or “Share” buttons on various social media services.
Furthermore, operators of websites and applications other than those of the Organiser may collect personal information from third parties in order to manage said information or promote services.
⑶ About the use of Cookies
The website of the Organiser uses cookies to collect information. This information is handled in the same way as other information in accordance with this policy as well as our Cookie Policy that is available for reference.
⑷ Regarding the collection of personal information from minors (hereinafter used to refer to anyone under the age of 20, in principle, according to Japanese Civil Code and the Personal Information Protection Act), the guardian must consent to the provision of said information beforehand.
⑸ The Organiser will collect personal information in an appropriate method and will not use any inappropriate or fraudulent measures to collect information.
⑹ The Organiser will only collect the minimum personal information needed for the intended use. Personal information collected through questionnaires will only be used for statistics.

  5 Storage period of personal information

The Organiser will utilize the personal information collected until it is dismissed (excluding cases where the user requests the usage of personal information to be stopped), at which point the information will be deleted. After its deletion, in order to refute any legal claims that may arise or comply with any ordinances, a portion of the personal information may be stored.
Furthermore, as listed in “10 Provision of personal information to third parties,” in the case where personal information was provided to third parties with the consent of the user, the third party will adhere to their own privacy policy and may store personal information even after the Organiser has deleted said information.

6 Supervision of contracted companies that handle personal information

In the event that the Organiser relegates a part of or all of the personal information collection task to a contracted company, the Organiser will require said company to carry out safe and accurate management of any collected personal information.

7 Enforcement of personal information protection

In order to implement this policy, the Organiser will inform and raise awareness among all employees and related parties (including contracted companies) as well as provide training for the development and education of personal information protection awareness.

8 Intended use of personal information

The Organiser will utilize collected information only for the following purposes:
⑴ Fulfillment and agreement of contracts with the user, ensuring safety and the following within the scope necessary for the Organiser’s preparation, management and realization of the Organiser’s interests
A Communication with the individual
B Confirmation of identity
C Creation of the ID needed to use the system
D Response to inquiries to the call center or secretariat
E Operations concerning equipment rental
F Provision of relief or aid
*In the event that the user needs to receive aid or be transferred to a medical facility, we may provide information regarding the name and type of injury sustained to the intended facility.
G For the use of security cameras for the sake of safety
*The user may appear in the footage.
H Insurance contract creation and billing
I Responses after incidents
J Issuance and management of personal identification, entry passes, participation passes and other identification documents
K Creation of information for and operation of tournament related competitions, events campaigns, seminars, exhibitions, forums, sightseeing, accommodation, transportation information etc. as well as personal identification and various operations
L Creation of information for future sporting competitions, events, campaigns, seminars, exhibitions, forums, etc. hosted in Japan by the World Masters Games Organising Committee or third parties
M For activity reports, researches, studies, advertising activities such as picture taking, press releases and other activities related to this tournament
N Record (rankings etc.) presentation
O In order to fulfill the details of contracts agreed to by the Organiser and any third parties
P Creation and display of name lists and tables needed for the smooth operation of sporting competitions and ceremonies
Q Management of potential human resources like volunteers and hired persons
⑵ Handling sensitive personal information and special types of personal information
Intended use and handling method for “sensitive personal information” as listed in the Personal Information Protection Act and the “Special Categories of Personal Data” as listed in the GDPR are as follows:
A Information about health and current sicknesses that the intended sport participant may have; information about the need for a helper for disabled athletes will be used for identification in the intended sport competition and to ensure safety (including provision of aid or relief).
B Information about health and current sicknesses that the person who intends to be a volunteer may have; information about the need for a helper will only be used to ensure the safety (including provision of aid or relief).

9 Shared use of personal information

Personal information collected will be used by the Organiser for the above reasons and said information may be provided to The International Masters Games Association (IMGA), which is located in Switzerland, for reasons related to the operation of this tournament. Also, the information may be provided to contracted companies (ticketing services, IT infrastructure, customer management systems, event companies, website hosting services, analysis services, security services, delivery services, machine and software system maintenance, call centers, catering services, lodging services, health services, E-Learning and other training and education services as well as personal identification etc.). Personal information may also be provided to third parties in the case where sporting associations require said information, if there is a request from insurance companies regarding insurance contracts or billing or if media outlets request said information to be used in television, newspaper, magazine or internet publications (including both in Japan and abroad).
However, the following cases permit the provision of personal information to third parties without consent from the user.
⑴  When required by law
⑵ In the case where the information is necessary to safeguard the life, physical condition or finance of an individual but the consent of the user cannot be confirmed
⑶ In that case where the information is necessary to promote healthy development of children or improvements to public sanitation, but the consent of the user cannot be confirmed
⑷ In the event where a national institution or regional organisation or other contracted third parties need the information to fulfill their job but gaining consent from the user would cause disturbances to the implementation of the tournament.

10 Provision of personal information to third parties

Personal information collected will be used by the Organiser for the above reasons and said information may be provided to The International Masters Games Association (IMGA), which is located in Switzerland, for reasons related to the operation of this tournament. Also, the information may be provided to contracted companies (ticketing services, IT infrastructure, customer management systems, event companies, website hosting services, analysis services, security services, delivery services, machine and software system maintenance, call centers, catering services, lodging services, health services, E-Learning and other training and education services as well as personal identification etc.). Personal information may also be provided to third parties in the case where sporting associations require said information, if there is a request from insurance companies regarding insurance contracts or billing or if media outlets request said information to be used in television, newspaper, magazine or internet publications (including both in Japan and abroad).
However, the following cases permit the provision of personal information to third parties without consent from the user.
⑴ When required by law
⑵ In the case where the information is necessary to safeguard the life, physical condition or finance of an individual but the consent of the user cannot be confirmed
⑶ In that case where the information is necessary to promote healthy development of children or improvements to public sanitation, but the consent of the user cannot be confirmed
⑷ In the event where a national institution or regional organisation or other contracted third parties need the information to fulfill their job but gaining consent from the user would cause disturbances to the implementation of the tournament.

11 Personal rights and correspondence of the organising committee

⑴ Rights for persons residing outside of the EU
If the user wishes to have submitted personal information disclosed, corrected, suspended from being used or deleted, please contact the Personal Information Handling Office. After that, please request the Organiser procedures for how to continue. The Organiser will act in accordance to the Personal Information Protection Act as well as every related domestic law. For suspension of use and deletion (hereinafter referred to as suspension of use etc.), if it costs a great deal of money or labor, or if it is difficult to perform the suspension of use etc., and if alternative measures are taken to protect the rights and interests of the user, we may not be able to perform the suspension of use etc., unless doing so would be in violation any appropriate laws.
⑵  Rights for persons residing in the EU
If the user wishes to have submitted personal information disclosed, submit a complaint regarding handling, set a limit to the use, inquire about data portability (personal information submitted by the user and related personal data are stored in a structured and commonly used machine-readable format and then transferred to another administrator), have the information corrected, suspended from being used or delete, please contact the Personal Information Handling Office. After that, please request the Organiser procedures for how to continue. The committee will act in accordance to the guidelines listed within EU GDPR Article 29 “Processing under the authority of the controller or processor” as well as every related domestic law.
Furthermore, in the event that the user requests deletion of personal data that is required to be kept by law, we may not be able to respond to this request. In addition, there are exceptions in the domestic laws concerning GDPR and privacy that will be explained when we receive contact from the user.

12 Revoking consent

In the case where the Organiser collects personal information on the basis of consent by the user, the user can revoke consent at any time without affecting the legality of the handling of said personal information. However, even if consent is revoked, personal information may be handled within the legal limits.

13 The personal information protection supervisor

The personal information protection supervisor strictly manages personal information used within each organisation that constitutes the Organiser but the General Manager of the Organising Committee of the World Masters Games 2021 Kansai is in charge of creating the structure for protection personal information as well as its management.

14 Personal Information Handling Office

For inquiries and complaints regarding the Organiser’s handling of personal information, please contact us at the following:


Organising Committee of the World Masters Games 2021 Kansai
Personal Information Protection Supervisor
    Address: Nakanoshima Center Building 23F, 6-2-27 Nakanoshima, Osaka-shi, Osaka
    Telephone: 06-6446-2021
    Mail: privacy@wmg2021.jp

15 Main supervising entity

The user reserves the rights to submit complaints to the following supervising entity in regard to the personal information handling of the Organiser. The Organiser will put forth their best effort to respond to any inquiries regarding personal information and, for this reason, asks that before contacting the listed supervising entity below that any complaints etc. be submitted first to the Organiser (the contact listed above in Personal Information Handling Office. For persons living in the EU, complaints and inquiries can be submitted to the local data protection office that has jurisdiction over the area that the user works or where the violation occurred.


Personal Information Protection Committee
    Address: Kasumigaseki Common Gate West Building 32F, 3-2-1 Kasumigaseki, Chiyoda-ku, Tokyo
    Telephone: 03-6457-9680

16 Policy changes

The Organiser reserves the right to change the details of this policy accordingly. In the event that the details are changed, the contents of changes will be announced on the official website. Therefore, please confirm them on the official website. The user is deemed to agree to the changes at the moment the details are browsed on the official website by the user.

17 Date enacted

November 1, 2019

 Handling of Personal Information Related to the Events Posted on the Team Do Sports Portal

Events posted on the Team Do Sports Portal that are held by those other than the host individually have the Host Privacy Policy.
When applying for an event, please be sure to check the individual event's Privacy Policy and apply for it.